Weshalb sollte ich alle meine wichtigen Dokumente digitalisieren?

Kommt Ihnen folgendes bekannt vor?

Etliche Ordner mit Firmenunterlagen füllen den immer weniger werdenden Platz in den Regalen Ihrer Büroräume,

die Ordner selbst sind für die Anzahl der abzuheftenden Unterlagen immer zu klein und nie ausreichend vorhanden und darüber hinaus irgendwann abgenutzt oder defekt und müssen ersetzt werden.

Alte Unterlagen müssen nach bestimmter Zeit mühselig vernichtet und der dadurch entstandene Papierberg entsorgt werden.
Sie müssen nach Wochen, Monaten oder Jahren dringend auf ein wichtiges Dokument zurückgreifen und wissen nicht mehr genau wo dieses liegt? Der entsprechende Ordner muss gefunden und anschließend noch bis zum eigentlichen Zieldokument durchgeblättert werden.


All DAS kostet enormen Stauraum, unnötig viel Zeit und Nerven!

Das geht wesentlich schneller und einfacher!

 

Wie? Richtig, mit Hilfe der heutigen Digitalisierung. Dabei ist Digitalisierung nicht gleich Digitalisierung.
Auch hier gibt es aufwendige und einfache Lösungen.

Mit Hilfe eines gut durchdachten, einfach und strategischem Dokumentationsmanagement Systems (DMS) ist der Aufwand gering und die Handhabung einfach.


Für die geeignete Auswahl eines Scan- und DMS-Systems, sowie dessen Installation mit der an Sie angepassten Einrichtung und Erklärung, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Rufen sie uns an und machen Sie mit uns Ihre Digitalisierung perfekt.

Vorteile und Gründe für Ihre Digitalisierung

  • unnötige Papierlast wird vermieden
  • Stauraum für Aktenordner wird gespart
  • wichtige und wertvolle Informationen können dauerhaft oder für bestimmte Zeit, sowie in verschiedenen Formaten (JPEG, PDF uvm.) gespeichert werden
  • enorme Zeitersparnis für die Ablage und Suche durch Texterkennung und Indexierung
    • verbesserter Kundenservice, da wichtige Informationen schneller gefunden und weitergeleitet werden können.
    • mittels Stichwort-/Schlagwortsuche ordnerübergreifend Dokumente finden und weiterleiten z.B. Buchhaltungsunterlagen an den Steuerberater
  • einfache Aufbereitung und Vorsortierung möglich
  • einfache und schnellere Durchlaufzeiten von Dokumenten innerhalb des Unternehmens
  • Ihre Dokumente werden besser vor Verlust und/oder Beschädigung gesichert
  • rechtliche festgelegte Archivierungsvorgaben (GOBD Grundlagen) können wesentlich schneller umgesetzt werden
  • Zugriffsrechte auf Dokumentationen können eingeschränkt auf bestimmte Personen oder Abteilungen vergeben werden
  • Und gerade in Zeiten wie diesen es ist möglich von zu Hause aus, auf Ihre Unterlagen und wichtigen Informationen zurückzugreifen.